Hotelverwaltung
Seit einigen Jahre entwickeln wir in enger Zusammenarbeit mit einigen Hotels in unserer Region ein Programm, das insbesondere für kleine und mittlere Hotelbetriebe konzipiert ist. Dabei spielt jedoch z.B. die Anzahl der zu verwaltenden Zimmer keine Rolle. Eine diesbezügliche Begrenzung gibt es nicht.

Bei der Realisierung der Hotelsoftware haben wir insbesondere folgende Gesichtspunkte einbezogen:
  • das Programm muss intuitiv bedienbar sein
  • Konzentration auf das "Wesentliche"
  • die Anforderungen an die Hardware müssen "erfüllbar" sein
  • ständige Weiterentwicklung ist notwendig, um den wechselnden Anforderungen gerecht zu werden
  • moderater Preis
  • moderne Oberfläche
  • Dokumentation und Online-Hilfe
  • Hilfe bei der Einführung und Inbetriebnahme
  • kurzer Weg zum Entwickler
Der komplette Funktionsumfang des Programms ist an dieser Stelle nur sehr schwer zu beschreiben. Die folgenden Stichpunkte geben Ihnen eine Überblick.

  • Gästeverwaltung
    Zentrale Bedeutung kommt den Gastdaten zu, über die Sie bereits verfügen oder die Sie im Laufe der Zeit ansammeln. Ordnen Sie die Gäste als Aufenthalts-, Restaurant- oder Tagungsgast ein, bestimmen Sie, ob der Gast in die Geburtstagsliste übernommen wird bzw. bei Sonderaktionen berücksichtigt werden soll. Lassen Sie sich durch die Geburtstagsliste an Geburtstage Ihrer Gäste erinnern, übermitteln Sie die entsprechenden Glückwünsche und freuen Sie sich über die Reaktion zufriedener Gäste. Erstellen Sie Serienbriefe und senden Sie diese an einen ausgewählten Kundenkreis.

    "Der Gast ist König!" - lassen Sie es ihn spüren!
  • Aufenthalte
    Buchen Sie Aufenthalte, definieren Sie Pauschalarrangements, setzen Sie Anfragen auf die Warteliste, geben Sie Tageslisten für Rezeption, Küche, Wellness oder Zimmerservice aus, suchen Sie nach Gästen oder bedienen Sie sich der unterstützenden Funktionen für die Abwicklung von Meldungen zur Kurtaxe. Besonders interessant ist die Auswertung der Aufenthalte nach unterschiedlichen Fragestellungen, wie z.B.: "Wie hat mich der Gast gefunden?", "Welches Reisebüro hat den Aufenthalt vermittelt?" oder ähnliches.
  • Wellnessplanung
    Definieren Sie den Umfang von Wellnessleistungen, planen Sie die Wellnessräume und das Personal im Rahmen eines Aufenthaltes und bedienen Sie sich der Listen, die zur Organisation der Wellnessleistungen vorgesehen sind.
  • Raumplanung
    Sie können Räume definieren, Ausstattungsgegenstände erfassen, für eine konkrete Raumbelegung zuordnen und die Raumbelegung mit einem Aufenthalt verknüpfen. Die hieraus resultierenden Kosten können natürlich der Aufenthaltsrechnung hinzugefügt werden.
  • Zimmerverwaltung
    Legen Sie Ihre Zimmer sowie die Ausstattung und die Preise fest, definieren und überwachen Sie Fremdkontingente oder benutzen Sie den Dialog zur Suche von freien Zimmern unter bestimmten Bedingungen.
  • Speisen und Getränke
    Pflegen Sie Ihre Angebot für Speisen und Getränke, erstellen Sie hieraus Ihre Speisekarte, überwachen Sie Ihren Weinbestand, erstellen Sie Tageskarten oder Rechnungen für besondere Anlässe.
  • Zusatzleistungen
    In diesem Dialog werden Zusatzleistungen gepflegt, die in den Pauschalarrangements als Leistung zugeordnet werden können, bzw. im Programmteil Leistungsbuchung aufgerufen und Bestandteil einer Aufenthaltsrechnung werden können.
  • Feiertage
    Mit diesem Programmteil werden die Feiertage in Abhängigkeit Ihrer Region berechnet. Außerdem können Sie "Besondere Tage", wie z.B. das lokale Weinfest oder andere Veranstaltungen festlegen und ggf. eine Mindestaufenthaltsdauer vorgeben.
  • Termine
    Zur Pflege von Einzel- oder Terminserien steht Ihnen dieser Programmteil zur Verfügung.
  • Rechnungsnummern
    Seit dem Jahre 2004 sind Sie gesetzlich verpflichtet, in bestimmten Fällen sowohl das zuständige Finanzamt, die Steuernummer als auch eine eindeutige Nummer auf Ihren Rechnungen mit auszugeben. Nutzen Sie die bereitgestellte Funktionalität zur Erzeugung und Pflege von Rechnungen mit einer Rechnungsnummer. Sie steht Ihnen auch für Rechnungen zur Verfügung, die außerhalb des Hotelprogrammes (z.B. mit Excel) erstellt werden.
  • Statistiken
    Nutzen Sie die vielfältigen Möglichkeiten, Auswertungen über interessante Sachverhalte in Ihrem Datenbestand zu machen. Egal, ob es sich um Übernachtungszahlen, kurzfristige Informationen zu aktuellen Zimmerauslastung oder Gegenüberstellungen der Zimmerauslastungen mit Vorjahren handelt. Sie werden hier sicher die Information finden, die Sie suchen.
  • Sonstige Adressen
    Dieser Dialog dient zur Pflege von Adressen, die Sie aus unterschiedlichen Gründen benötigen. Neben den Daten Ihrer Gäste haben Sie sicher auch das Bedürfnis, andere Kontaktdaten zu speichern. Egal, ob es sich um Lieferanten, Personal oder Kontaktdaten aus dem privaten Bereich handelt. Die hier erfassten Daten können mit einem Klick in die Gastdaten übernommen werden.
  • Kassenbuch
    Zum lästigen, aber notwendigen Dokumentieren aller Ausgaben und Einnahmen steht Ihnen das Kassenbuch zur Verfügung. Hiermit haben Sie zu jeder Zeit einen Überblick über Ihren Kassenbestand.
  • Bedienungsmodul
    Als mehr als vollwertiger Ersatz Ihrer Bedienungskasse ist dieses Programm entstanden. Natürlich werden zimmer- oder gruppenbezogene Buchungen in das Hotelprogramm übernommen und sind dort weiterverarbeitbar. Selbstverständlich ist es auch hier möglich, Rechnungsnummern zu vergeben und alle Leistungen nach unterschiedlichen Gesichtspunkten auszuwerten.
  • Leistungsrechnung
    Erstellen Sie aus den vorhandenen Informationen eine oder mehrere Rechnungen, gegebenenfalls auch mit unterschiedlichen Rechnungsanschriften. Den steuerlichen Erfordernissen wird dabei natürlich ebenfalls "Rechnung" getragen.
  • Belegungssituation im Internet veröffentlichen
    Sofern Sie dies möchten, können Sie Ihre Zimmerbelegung nach dem "Ampelprinzip" ins Internet hochladen. Dies bedeutet, dass Sie für maximal ein Jahr tagesbezogen die Information frei / wenig frei / belegt zur Verfügung stellen können. Die entsprechenden prozentualen Grenzwerte können Sie hierbei individuell bestimmen. Natürlich muss dann Ihre Internetanwendung in der Lage sein, die zur Verfügung gestellten Informationen auch entsprechend darzustellen.
Es ist uns ein Anliegen, Sie bei der Einführung der Software zu begleiten. Das betrifft sowohl die Überleitung eventuell vorhandener Daten (Adressen, Speisen und Getränke, Zimmer, Formbriefe, etc.), als auch die eigentliche Inbetriebnahme der Anwendung. Insbesondere die erstmalige Einführung einer Software für die Verwaltung eines Hotels ist so komplex, dass Sie nicht auf die vollmundigen Werbe-Versprechungen hereinfallen sollten, dass so etwas "mit ein paar Klicks" erledigt werden könnte. Damit ein derartiges Vorhaben überhaupt nachhaltig gelingen kann, ist professionelle Hilfe unabdingbar. Natürlich ist auch eine gewisse Grundschulung der Mitarbeiter erforderlich. Schließlich sollen Sie mit Ihrem Betrieb ab der ersten Stunde nach der Einführung schon einen erheblichen Nutzen für Ihre tägliche Arbeit haben.

Da die preisliche Gestaltung stark davon abhängt, welche Voraussetzungen bei Ihnen vorliegen, nehmen Sie bitte mit uns Kontakt auf. Nach Klärung der entsprechenden Sachverhalte machen wir Ihnen dann ein unverbindliches Angebot.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage.